事務職の仕事内容って?

「事務職」といえば、特に女性にとっては人気職種と言っていいのではないでしょうか?実際に私が普段制作している求人広告でも、事務職への応募は非常に多く、倍率が10倍は当たり前。100倍もざらにあります。だから、もし今すでにあなたが事務職に就けているなら、それだけ希少価値の高いポジションを担えているということを実感してくださいね。

そんな事務職ですが、仕事内容は非常に多岐にわたります。営業職であればその会社で扱っている商品・サービスを売り込むというミッションになりますが、事務職では共通のミッションというのがありません。その会社によってミッションも異なるため、結果的に仕事内容も変わってくるわけです。とはいえ、いくつかのパターンに分けることはできますので、これから説明をしていきます。また、これから事務職を希望して転職活動をしていきたいという方には必見の、内定の勝ち取り方もお教えしますので、ぜひ最後まで読んでくださいね。

事務職に就きたい人の中で圧倒的に多い2パターンとは?

さっそく事務職の仕事内容に入る前に、1つお聞きしたいのですが、あなたはなぜ、事務職に就きたいと思ったのでしょうか?おそらく以下の2パターンに分けられるかと思います。あなたはどちらのパターンでしょうか?

営業や販売からのキャリアチェンジ組

これまで営業や販売、接客など、時間的にも精神的にもハードな仕事をしてきた方は、事務職を希望されるケースが非常に多いです。結婚や出産を機に、これからはハードな仕事は辞めて事務職に就きたいと考える方も多いでしょう。これまで仕事を頑張ってきたから、これからはもう少し気軽にできる仕事に就きたいという志向性の方たちです。こういった人はある種、非常に有利な面があります。例えば、営業をサポートするような職種職の募集であれば、当然営業の気持ちがわかる、営業経験者のほうが、採用上有利になるわけです。このように、一見まったく異なる仕事であっても、実はあなたのこれまでの経験が活かせる可能性というのは十分にあり得るのです。倍率の高い事務職採用において、あなたの経験が少しでも活かせる事務職であれば、ぜひあなたの経験を存分にアピールしてみてください。

アルバイトから正社員へのステップアップ組

これまではアルバイト経験しかない。そろそろ正社員として落ち着いて仕事がしたい。そう考える事務職希望者も非常に多いです。こういった方達は、上に挙げた営業や販売などの仕事からキャリアチェンジする人たちと転職活動という戦場で戦っていかなくてはなりません。とはいえアピールできるポイントはあるはずです。事務職は基本、パソコンを使うことが多いので、あなたが趣味でパソコンを多用しているとしたら、アピールすべきです。またこれまでのアルバイト経験でも、人と多く関わる経験をしてきた、なんらかの調整業務をしてきた、パソコンをよく触ってきたなどの経験があれば、遠慮することなくアピールしてください。

事務職の種類

では実際に「事務職」にはどんな種類があるのか、ご説明していきます。事務と一言で言っても非常に多岐にわたるので、あなたが理想とするのは、どんな事務なのか、イメージしてみてください。

営業事務

営業スタッフをサポートする事務のことを言います。例えば、お客さんから注文が入ったら商品を発送する業務や、得意先への請求書の発行、電話での受注業務などを担います。社内のスタッフから頼りにされることにやりがいを見出すタイプの方には向いています。

総務事務

総務というのは、一言で言うと「何でも屋」のことです。例えば、オフィスの備品管理を担っているのは多くが総務スタッフでしょう。ほかにも、来客の対応や、建物の管理、社内行事の運営・防災防犯対策など、幅広く担当します。責任重大な仕事というよりは、簡単な仕事を幅広く手掛けたいという方に向いているでしょう。

受付事務

ビル、事務所、店舗などの受付を担っているスタッフのことを言います。法律上の関係で断定はできませんが、男性でこの仕事にチャレンジするのが、難しいのが実態です。企業などの顔というポジションを担うので、ある種責任は大きいです。しかし、時間に追われるような作業もないですし、基本的には椅子に座って「そこにいる」ことがミッションとなるので、体力的な負担はかなり少ない仕事と言えるでしょう。

経理事務

一般的な経理職となると、経理の経験や簿記の資格などを問うケースが多いですが、経理事務の場合は、未経験からスタートできるケースも非常に多いです。経理となると決算業務など、スキルの求められる仕事ですが、経理事務というのは、この経理の仕事をサポートする役割と言っていいでしょう。日々のサポート業務を通して経理のスキルも磨かれるので、ゆくゆくはもう少し専門的な業務にチャレンジしたいという方には向いています。

医療事務

病院、歯科医院、調剤薬局などで事務作業を行なうのが、この医療事務のお仕事です。特にこの医療事務ならではの仕事内容に「レセプト業務」というものがあります。簡単にいうと、患者ごとに点数をつける作業です。このレセプト業務には、能力を測るための資格も複数存在するので、手に職をつけて、事務だけどしっかり給与も手にしたいというような上昇志向の方には向いているでしょう。

貿易事務

事業として貿易を手がける企業のサポート役を担うのが、この貿易事務です。海外の企業とのやりとりをすることも多く、英語を活用するケースが非常に多いです。通訳をするほどの高い英語力はないにしても、日常会話程度の英語力を活かしたいという方に、人気の職種になります。

事務職の具体的な仕事内容とは?

事務職の中でも色々な種類があるということがお分かりいただけたかと思います。では、実際に事務の人たちは、毎日どんな仕事をしているのか。「事務職の仕事内容」について、さらに掘り下げていきたいと思います。

請求書発行

主に営業事務や経理事務の人たちが担うことが多い仕事です。そもそも営業という仕事は、お客さんに商品を販売して、売上を作っていきます。商品と引き換えにお金をもらう必要があるということです。そこで必要になるのが請求書です。会社の売上を作っていく重要な業務となりますし、お金がからむことなので、ミスは許されません。そして、請求書発行の前に「この金額だけど問題ないか」ということを確認してもらうための「見積書」の作成という業務を担うケースもあります。

受発注業務

受発注というのは、「受注業務」と「発注業務」の両方のことをいいます。「受注業務」というのは、顧客からどの商品をどのくらい、いつまでにどこに納品してほしいという依頼を確認する業務です。そして「発注業務」というのは、受注の通りに商品が届くように手配する業務になります。

備品管理

会社で必要な備品を管理するこの仕事は、主に総務事務が担っているケースが多いです。備品というのは、会社のコピー用紙、ボールペン、セロハンテープ、封筒、クリアファイルといったオフィス用具から、固定電話、パソコン、デスク、椅子、社用車といった高価なものまで管理することもあります。

顧客対応

電話などで直接顧客から受注する場合もこの顧客対応に該当しますし、電話でのお問い合わせの対応業務も顧客対応の1つです。さらに受付として来客者に最初に対応をする場合もあります。どちらにしても最初に顧客とその会社をつなぐ、いわば会社の顔というポジションを担うため、少なからずプレッシャーは感じることでしょう。

資料作成

請求書や見積書の作成もこちらにも該当しますが、ほかにも事務が作成する資料はたくさんあります。例えば営業スタッフが提案時に使う資料。その商品の有用性と、提案先の企業がなぜその商品を導入すべきなのか、企業ごとに分けた提案資料が必要な場合には、事務スタッフが担うケースがあります。また社内での報告会議に使う資料を作成してもらうケースもあるでしょう。

事務職の魅力

事務職の仕事内容はイメージできたでしょうか?ここまでくると、自分は事務が向いているか、向いていないかということも見えてくるかと思います。そしてここからさらに踏み込んでいきましょう。非常に人気の高い事務職ですが、当然魅力だけではありません。魅力があれば欠点もあるのです。そこで、事務職の魅力と欠点について以下で解説していきます。

残業がほとんどない

基本定時で終了するのが当たり前という会社がほとんどです。仕事を依頼する側も、定時以降の業務をお願いすることはほぼないでしょう。多く見積もっても1日平均1時間もないところがほとんどです。その分、残業代を期待することはできませんが、仕事とプライベートを充実したい方には向いているでしょう。

土日祝日休みのケースが多い

基本はその会社が営業している場合は出勤し、休業している曜日は休みとなるケースが多いですが、ほとんどが完全週休2日制の土日・祝日休みと言っていいでしょう。

責任が軽い

仮に万が一、事務スタッフがミスをしてしまったとしても、責任を問われるのは営業スタッフの役割です。つまり、作業をしたとしても責任を問われるポジションは担わないということ。もちろんミスはしないに越したことがないですが、こういったポジション特有の、精神的な負担の少なさは事務職の魅力の1つと言っていいでしょう。

仕事内容が多くないケースが多い

一概に言い切ることはできませんが、企業によっては暇と感じる事務スタッフも多いです。一般的に、事務職というのは毎日決まった作業である「ルーチン業務」と突発的に発生する「スポット業務」に分けられるかと思いますが「ルーチン業務」が終われば基本は待ちの状態です。つまり、作業依頼が来なければやることがなくなってしまうということもあるでしょう。退屈でも苦に感じないタイプの方の方が向いています。

社内からは頼りにされる

雑務を担うことが多いですが、言ってしまえば事務職は「営業がやりたくない仕事を担ってくれる人」でもあるわけです。事務スタッフに仕事を依頼する人からすると「なくてはならない存在」になっているでしょう。つまりそれだけ頼りにされたり、感謝をされることが多いポジションでもあります。感謝や頼りにされることにやりがいを見出すタイプの方にはかなり向いている仕事と言っていいでしょう。

事務職の欠点

これまでは事務職の良いところばかりをお伝えしてきましたが、欠点があるのも事実です。そこでこちらでは事務職の数少ない欠点についても触れていきたいと思います。これから事務職への転職を希望されている方にとっても、欠点を事前に知ることで、転職後のギャップを極力なくしていただければ幸いです。

やりがいを見出しにくい

社内での大きな責任を問われるような仕事をすることは、基本ありません。社内におけるインパクトが少ない分、やりがいを見出しにくいということは言えるでしょう。しかし、どこにやりがいを感じるのかは人それぞれです。そのため、社内スタッフの人たちの役に立てていると実感できれば、やりがいはそれだけで十分という方には、特に不満に感じることもないでしょう。

給料が安い

こちらも上と通じるところがありますが、責任が少ない分、給料も少なくなりがちです。相場から見ても月給18万円〜22万円ほど。例えば都内で一人暮らしをしながら働くということを選択するのであれば、ゆとりある生活は難しいでしょう。さらに昇給も基本、ほぼありえないと考えて良いでしょう。

出世が難しい

役職がつく、ということ自体がなかなかありません。基本、課長レベルの上司が1人いて、あとは全員平社員。そしてその課長へのキャリアアップは基本、見込めないと考えておいた方が良いでしょう。

ミスから大きな問題に発展するケースも

上に書いた責任は問われないということと、矛盾するように思われるかもしれませんが、ミスから大きな問題に発展するケースもあります。ただし、責任を問われることはないものの、ミスができないというプレッシャーを日々感じるということです。ミスをしないのが当たり前という扱いなので、慣れるまでは気づかれをすることもあるでしょう。

どんなタイプの人が向いてるか

ここまで事務にはどんな仕事があって、どんなメリット、デメリットがあるかをお伝えしてきました。読み進めてもらえた方は、きっと事務職を希望している人ですよね。では、自分は事務職に向いているのか?と疑問になることもあるでしょう。もちろん事務職の中でも幅広い業務があるので、向いている人のタイプも微妙に異なってはくるのですが、以下の3つに当てはまっていれば、事務に向いているといって良いでしょう。

・人とのコミュニケーションが苦手ではない
・黙々と作業するのが好き
・人から頼りにされることにやりがいを感じる

求められるスキルは?

基本的には未経験から応募できる企業が多いです。求人広告を見ても、未経験者歓迎!と書かれているでしょう。しかし、未経験なら誰でも良いわけではありません。求人広告は幅広い人からの応募を集めるのが役割なので、そう書いているだけで、実際にはこんな経験をしてきた人に来て欲しいという要望があるケースが多いです。(この件は、こちらで詳しく紹介しています。【求人広告によくある「未経験者歓迎!」という甘い言葉に騙されるな】)強いて言えばパソコンスキルを求める企業は多いです。業務ではパソコンを多用するので、パソコン音痴の人は採りたくないと思っているケースが多いということです。実際には求人原稿に書かれていなくても、あなたがパソコンを使って来た経験があるのなら、ぜひアピールしてみてください。

まとめ

いかがだったでしょうか?事務職は未経験から応募できる企業が多いですが、倍率はかなり高め。10倍は当たり前の人気職種です。ではどのようにして、内定を勝ち取るのか。それはまず第一に、その仕事をいかに理解しているかを選考時に伝えることです。「この人は理解してくれているから仕事を覚えるのも早そうだな」と思ってもらうということです。あとはその仕事に活かせるあなたの性格や強み、これまでの経験をアピールすれば良いのです。大事なことなのでもう一度言います。内定への近道は、その仕事を理解することです。だから今回は、このような事務職の仕事を理解してもらうための記事を公開させていただきました。まずは仕事を理解し、あなたが本当に事務職が向いてるかをもう一度考えてみてください。そして、どうしても事務職に就きたいというのではれば、仕事内容をしっかりと理解し、自己PRや面接でアピールするべきことを、しっかりと腹に落とした上で、応募をしてくださいね。

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